Weryfikacja kontrahenta na białej liście VAT: lista kontrolna przed pierwszym przelewem

Czym jest wykaz podatników VAT

Biała lista podatników VAT to oficjalnie Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Prowadzi go szef Krajowej Administracji Skarbowej, a dane pobiera z publicznych rejestrów. Firma nie musi się o wpis zabiegać.

Z wykazu dowiesz się, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a także możesz potwierdzić numer rachunku, na który powinieneś zapłacić.

Krok 1: wyszukaj firmę właściwym kluczem

Wyszukiwarka przyjmuje NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub nazwę firmy. Przy wpisaniu samego fragmentu nazwy system pokaże pasujące wyniki, z których wybierasz właściwy. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność, zarejestrowanych w CEIDG, w polu nazwy podaje się imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Najpewniejszy jest NIP z umowy lub faktury proforma. Nazwa potrafi dawać kilka podobnych wyników.

Krok 2: odczytaj status i dane

W wykazie znajdziesz między innymi nazwę, NIP, status (podatnik VAT czynny, zwolniony, niezarejestrowany albo wykreślony), REGON, numer KRS, adres siedziby, daty rejestracji lub wykreślenia oraz osoby uprawnione do reprezentacji.

Status „wykreślony” albo „niezarejestrowany” jest sygnałem, by przed podpisaniem umowy dopytać kontrahenta o przyczynę.

Krok 3: porównaj rachunek z fakturą

Biznes.gov.pl zaleca, by w dniu planowanej zapłaty sprawdzić, czy numer rachunku z faktury jest taki sam jak w wykazie. Jeśli numery się różnią, trzeba to wyjaśnić z kontrahentem przed przelewem.

Numery rachunków rozliczeniowych są publikowane wyłącznie dla podatników VAT czynnych lub przywróconych jako czynni. Firma, która nie rejestrowała się do VAT, na przykład z powodu niskich obrotów, będzie w wykazie bez rachunku.

Krok 4: zachowaj potwierdzenie

Odpowiedź wyszukiwarki zawiera dzień, na który prezentowane są dane, oraz unikalny identyfikator przypisany do Twojego zapytania. Potwierdzenie można wydrukować. Warto zapisywać je do teczki kontrahenta, bo dokumentuje, że sprawdzenie odbyło się przed płatnością.

Jeśli sam przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź w wykazie, czy Twoje numery rachunków zgłoszone w urzędzie skarbowym (spółki z KRS) lub przez CEIDG (jednoosobowe firmy) są prawidłowe. Według Biznes.gov.pl brak lub błędny rachunek naraża na sankcje Twoich kontrahentów.

Gdzie szukać pomocy

Pytania o wykaz można wysłać na adres [email protected]. Konsultanci odpowiadają od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00–18:00: pod numerem 801 055 055 z telefonów stacjonarnych oraz 22 330 03 30 z komórkowych.

Do kwestii rozliczeń podatkowych po stronie Twojej firmy, na przykład kosztów uzyskania przychodu przy płatności na rachunek spoza wykazu, najlepiej zapytać księgowego.

Źródła

• Biała lista podatników VAT: narzędzie do sprawdzania kontrahentów (Biznes.gov.pl)
• Wykaz podatników VAT: wyszukiwarka (Ministerstwo Finansów)
• Zdjęcie: Radission US / Unsplash